Schritte der Projektentwicklung

In der Regel werden Energieeinspar-Contracting-Projekte in kommunalen Liegenschaften in einem zweistufigen VOB-Verfahren durchgeführt.

Potenzialanalyse und Machbarkeitsprüfung Contracting (Schritt 1)

Basierend auf den Angaben des Auftraggebers, den vorliegenden Plänen sowie den Verbrauchsrechnungen der letzten drei Jahre werden die mittleren jährlichen Energie- und Wasserverbräuche ermittelt. Diese werden mit den vom Auftraggeber übermittelten aktuellen Energiepreisen bewertet. Anschließend werden entsprechend des Handlungsbedarfes vor Ort Maßnahmen mit Energieeinspar- bzw. Sanierungspotenzial identifiziert und abgestimmt. Es erfolgt eine rechnerische Prüfung, ob Contracting machbar ist.

Vorbereitung des Vergabeverfahrens (Schritt 2)

Die Unterlagen zur Bieterabfrage bestehen aus der Projektbeschreibung, der funktionalen Leistungsbeschreibung einer vom Auftraggeber vorgegebenen Basisvariante, den Regelungen für die Neben- und Hauptleistungen des Contractors im Zuge der Angebotserstellung bis zur Umsetzung des Projekts sowie den Musterverträgen. Ein weiterer wesentlicher Leistungsbestandteil ist der detaillierte Kriterienkatalog, anhand derer die Angebote bewertet werden. Die Abfrageunterlagen für das Contracting-Projekt werden vom Projektentwickler erstellt. Es handelt sich hierbei im Wesentlichen um umfassende vertragliche und formale Regelungen. Es wird vorausgesetzt, dass der Auftraggeber die Unterlagen nach vorheriger Erläuterung sichtet, die wesentlichen Inhalte intern abstimmt und zur Angebotsabfrage freigibt. Der Projektentwickler stellt die Unterlagen elektronisch zur Verfügung. Um sicherzustellen, dass trotz der Komplexität der Aufgabenstellungen möglichst mehrere interessante Angebote eingehen, steht der Projektentwickler den potentiellen Anbietern als Ansprechpartner für inhaltlich-technische Fragestellungen zur Verfügung.

Angebotswertung und Verhandlungsrunden (Schritt 3)

Die Öffnung, Kennzeichnung und Übermittlung der Unterlagen an den Projektentwickler erfolgt durch den Auftraggeber. Die Unterlagen werden per Boten an den Projektentwickler übermittelt. Die inhaltliche Auswertung der Angebote, die Klärung evtl. Fragen sowie die Ergebnisdokumentation erfolgt im Wesentlichen durch den Projektentwickler. Ebenso erfolgt nochmals eine interne Abstimmung der ableitbaren Schnittstellen, die aus den in den Angeboten vorgeschlagenen Maßnahmen resultieren. Die Angebotsauswertungen werden bis zum Vergabevorschlag fortgeführt. Die Angebote werden gemäß der Vergabekriterien bewertet. Zur Bewertung der von den Bietern angebotenen Maßnahmen erstellt der Projektentwickler eine Maßnahmenpunktematrix, die mit dem Auftraggeber abgestimmt wird. Auf Basis dieser Unterlagen werden nach der Auswertung der Angebote Frage- sowie Nachbesserungslisten erstellt und an die jeweiligen Bieter versandt sowie maximal zwei Verhandlungsrunden geführt. Es ist vorgesehen, die erste Verhandlungsrunde auf maximal zwei bis drei Bieter und die zweite Verhandlungsrunde auf maximal zwei Bieter zu begrenzen. Über das Bewertungstool wird das wirtschaftlichste Angebot ermittelt.

Unterstützung bei der Vergabe (Schritt 4)

Nach abgeschlossener Angebotsauswertung formuliert der Projektentwickler einen Vergabevorschlag zum Abschluss des Contracting-Vertrags mit dem Bieter, der das wirtschaftlichste Angebot abgegeben hat. Der Vergabevorschlag schildert zudem das Vergabeverfahren, die Bewertung der einzelnen Angebote und zeigt eine Gegenüberstellung der Bieter. Der Vergabevorschlag wird in einer Sitzung des Entscheidungsgremiums des Auftraggebers durch den Projektentwickler vorgestellt. Dieser erstellt die Vorlage nach § 101 GWB zur Mitteilung an die nichtberücksichtigten Bieter, die vom AG versandt wird.

Unterstützung beim Vertragsabschluss (Schritt 5)

Der Projektentwickler arbeitet die Angebotsdaten des Bestbieters in Abstimmung mit diesem in den Contracting-Vertrag ein und stellt die notwendigen Unterlagen für den Vertragsabschluss zusammen.

Begleitung und Auswertung der Feinanalyse (Option - Schritt 6)

Nach Abschluss des Contracting-Vertrags erstellt der ausgewählte Contractor eine Feinplanung für seine angebotenen Maßnahmen. Die Leistungen, die im Rahmen der Feinanalyse durch den Bestbieter erbracht werden müssen, werden im Contracting-Vertrag dokumentiert. Die technische Abstimmung der Feinanalyse erfolgt in enger Abstimmung mit dem Auftraggeber. Der Projektentwickler kann dabei und bei der Prüfung der aktualisierten Vertragsunterlagen unterstützen.

Prüfung der Einsparberechnung (Option - Schritt 8)

Auch bei der Prüfung der Einsparabrechnung kann der Projektentwickler unterstützen und dies zusätzlich anbieten.